1. Pemahaman Proses Komposisi
Penyusunan
proses komposisi seperti halnya proses menciptakan lagu;merencanakan
lagu, membuat aransemen dan menentukan musisinya hinnga melakukan
revisi-revisi hingga lagu enak didengar. Begitu juga proses penyusunan
pesan-pesan bisnis; perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.
2. Perencanaan
Beberapa
hal perlu diperhatikan dalam perencanaan diantaranya maksud komunikasi,
sasaran audiens, ide pokok, saluran yang digunakan.
3. Pengorganisasian
Organisasi
dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan
paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang
sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.
4. Revisi
Seluruh
maksud dan isi pesan ditelaah kembali dari substansi pesan yang akan
disampaikan,gayapenulisa, struktur kalimat, dan bagaimana tingkat
pemahaman. Pengecekan dilakukan agar pesan tersampaikan sesuai
perencanaan.
5. Penentuan Tujuan
Tahap
pertama dalam merencanaka suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud
atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda
harus menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi
6. Analisis Audiens
Bila
suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah
berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.
1. Cara mengembangkan profil audiens.
Mengembangkan
suatu profi audiens boleh dikatakan gampang – gampang susah. Penentuan
profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena
audiens adalah orang – orang yang sudah dikenal, akantetapi akan menjadi
sulit bila belum.dalam kasus ini komunikator perku melakkukan
investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
- menentukan ukuran serta komposisi audiens
- siapa audiens
- reaksi audiens
- tingkat pemahaman audiens
- hubungan komunikator dengan audiens
2. Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi
Kunci
komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi
audiens dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut dengan lima
tahap di bawah ini ;
- cari apa yang diingikan oleh audiens
- antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
- berikan semua informasi yang diperlukan
- pastikan bahwa informasinya akurat
- tekankan ide – ide yang menarik bagi audiens
3. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens
Ada
kecenderungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan
hal yang lebih baru. Cara mengatasinya adalah dngfan mengatur pesan –
pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima
audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapa deliakukan adalah dengan
memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan
argumentasi merupakan cara yang baik, perlu juga untuk mencoba
menggunakan pendekatan emosi.
7. Penentuan Ide Pokok
Setelah
menganalisis tujuan dan audiens delanjutnya adalah menentuka cara
mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis akan bermuara pada satu
tema pokok yaitu ide pokok.
Sebelum menentukan ide pokok hal – hal penting yang harus diidentifikasikan terlebih dahulu :
1. Teknik Curah Pendapat
beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :
- storyteller’s tour
- random list
- cfr (conclusions findings recomendation) worksheet
- journalist approach
- question and answer approach
2. Pembatasan Cakupan
Penyajian
informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan kata – kata yang
singkat. Ide pokok dari pesan – pesan disesuaikan dengan waktu yang
tersedia sehingga poin yang penting tidak terabaikan selain itu ide
pokok yang disampaikan harus mudayh dimengerti dan diterima oleh
audiens.